Menu
Useful Links
Services
Verhaltensregeln in Online-Konferenzen

Verhaltensregeln und Etikette in (Online)-Konferenzen sind unabdingbar – auch im Home-Office

Gerne möchte ich Ihnen von einem persönlichen Erlebnis erzählen, das uns auf die Idee brachte, diesen Beitrag der Online-Konferenz-Knigge zu verfassen – weil es wichtig ist darüber zu sprechen über diese unausgesprochene Etikette betreffend Online Meetings. In ungewöhnlichen Zeiten treten ungewöhnliche Methoden ein, um Arbeitsaufträge erfolgreich erfüllen zu können. In Zeiten, in denen Menschenkontakt eher unerwünscht ist, helfen Online-Konferenzen ungemein weiter an einem Projekt weiterarbeiten zu können.


Wir in der Sprachschule Simmonds handhaben das übrigens ebenso. Uns ist Flexibilität im Grundsatz wichtig – aus diesem Grund haben wir den Präsenz-Englischunterricht und den Online Unterricht miteinander kombinierbar gestaltet – für die, die es wollen und für die, die online Englischunterricht wünschen, warten persönliche muttersprachliche Englischlehrer, die für Sie persönlich da sind, um Ihre englischen Bedürfnisse zu ermitteln und daraus Lehrmaterial zu entwerfen – für eine flexible und positive Zukunft eben. Falls Sie mehr Informationen wünschen, nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf.


Online Meetings an sich sind nichts Ungewöhnliches. Eigentlich. Denn wenn ich mir persönlich ansehe, welches Verhalten gegenüber Meeting-Teilnehmern entgegengebracht wird, dann macht mich das nachdenklich. Aus eigenen Erfahrungen mit zahlreichen unterschiedlichen Online-Meeting-Teilnehmern möchte ich gerne etwas aus dem Nähkästchen plaudern. Das ist überhaupt nicht negativ gemeint, aber wir von der Sprachschule Simmonds finden, dass die Etikette für Online Meetings genauso wichtig ist wie „gewöhnliche“ Verhaltensregeln in einem In-Persona-Meeting, denn wir sind der Meinung, es ist nichts anders ­– außer dem Fakt, dass uns gegebenenfalls ein paar Kilometer von den anwesenden Teilnehmern trennen. Das bedeutet allerdings nicht, dass hier keine Verhaltensregeln eingehalten werden sollten – wie sehen Sie das? Wir haben uns zusammengesetzt und zusammengefasst welche Dinge aus unserer Perspektive unverzichtbar sind, um eine erfolgreiche und angenehme Online-Konferenz abhalten zu können. Vorerst erläutere ich Ihnen hierzu mein prägendes Erlebnis für etwaige Gedankenanstöße bezüglich Verhaltensregeln in Online-Konferenzen.


Dienstag, 10 Uhr: Besprechung der Zwischenschritte eines Projekts mit einer Outsourcing-Firma. Sieben von acht Teilnehmern sind anwesend – vorerst kein Kommentar über den fehlenden Mitarbeiter. Nach zehn Minuten Besprechung tritt der fehlende Achte der Konferenz bei. Auf dem Boden sitzend (wahrscheinlich mit dem Laptop auf dem Schoß), essend, im Hintergrund eine Person, die gerade Haare föhnt. Sie meinen, das sei absurd? Wir sagen Ihnen – das gibt es wirklich. Und das kann schlichtweg daran liegen, dass der Online-Charakter bisher keine ausgesprochene Etikette beinhaltet. Denke Sie vielleicht: aber das ist doch logisch, dass man nicht während einer Konferenz isst? Und dass niemand im Hintergrund zu sehen ist und Geräusche von sich lässt? Nein, das ist es für zahlreiche Personen leider nicht und hier knüpfen wir gleich an unseren ersten Punkt an, der in unseren Augen unverzichtbar als Verhaltensregel in Online-Konferenzen ist.

 


7 Verhaltensregeln in Online-Konferenzen

  • Essen Sie bitte nicht
    Wissen Sie, wir alle müssen Nahrung zu uns nehmen, um zu funktionieren. Es ist allerdings nicht freundlich in einem Online-Meeting zu essen. Stellen Sie sich ein Treffen mit Ihren Mitarbeitern in einem geschlossenen Konferenzraum vor – alle sitzen beieinander. Haben Sie jemals Ihr Pausenbrötchen rausgeholt und mitten im Gespräch begonnen zu essen? Wahrscheinlich nein. Wir empfehlen Ihnen, das Essen ebenfalls in Online-Konferenzen zu vermeiden – das lenkt vom Fokus ab.

  • Nehmen Sie sich Zeit
    Nehmen Sie sich Zeit für Ihre Online Konferenz und planen Sie diese ein. Lassen Sie sich bestenfalls vorher erinnern – in digitalen Kalendern ist diese Funktion durchaus oft vertreten. Persönlich bevorzuge ich eine halbe Stunde Vorlaufzeit. Eine Erinnerung ploppt auf dem Bildschirm auf, es wird sich gerichtet und darauf vorbereitet und hier leiten wir Sie zur nächsten Online-Verhaltensregel.

  • Bereiten Sie sich auf die Online-Konferenz vor
    In dieser Vorlaufzeit zwischen Erinnerung und tatsächlichem Beginn des Online Meetings sollten Sie alle relevanten Daten parat haben, um diese kurzfristig aufrufen zu können. Generell sollten Sie (insofern eine Konferenz-Schleife) besteht, das aktuellste Meeting reflektieren. In etwa so:
    • Was wurde in der letzten Konferenz besprochen?
    • Welche Ziele wurden bis zur nächsten Konferenz festgehalten?
    • Sind diese Ziele hundertprozentig umgesetzt? Wenn nein, woran liegt es?
    • Seien Sie auf aufkommende Fragen vorbereitet
  • Störquellen beseitigen
    Anknüpfend an das zuvor genannte Beispiel und gerade wenn Sie im Home-Office arbeiten – bedenken Sie, welche Personen sich ebenfalls in den Räumlichkeiten aufhalten können und informieren Sie diese Anwesenden darüber, dass Sie Ruhe benötigen, um Geräusche zu vermeiden, die in der Online-Konferenz stören könnten.

  • Nutzen Sie bestenfalls einen separaten Raum
    Wenn es Ihnen möglich ist, nutzen Sie einen separaten Raum für die Dauer der Online-Konferenz, um mögliche Störquellen von vornherein aus dem Weg zu räumen – die Teilnehmenden in der Konferenz werden Ihnen dankbar sein. Letztlich könne man sagen, es hat etwas mit Respekt zu tun. Wenn jemand spricht, dann sollten Sie (egal in welcher Situation) darauf achten, dass dieser nicht gestört wird. Nicht durch Sie persönlich und in diesem Online-Format nicht durch andere Personen im Hintergrund. 
  • Sorgen Sie dafür, dass Webcam und Headset funktionieren
    Webcam und Headset sollten einwandfrei funktionieren. Ohne Rauschen. Ohne Störungen – einfach funktionieren. Es ist für alle Teilnehmenden eher anstrengend Ihnen besonders aufmerksam zuzuhören, weil ein ständiges Rauschen Ihre Stimme begleitet – das können Sie von vornherein verhindern.
  • Sorgen Sie ebenfalls dafür, dass Ihre Internetleitung stabil funktioniert
    Das ist ein etwas schwieriges Thema, denn schließlich suchen Sie sich sicher nicht aus, dass Ihre Internetverbindung unstabil funktioniert. Wenn Ihnen anhaltende Störungen auffallen, dann gibt es immer die Möglichkeit Kontakt zu Ihrem Internetanbieter aufzunehmen, um der Sache auf den Grund zu gehen. Je mehr Störungen Sie haben und je mehr Ihre Meinung mit Ihrer Stimme gefragt ist, desto schwieriger ist es für Online-Meeting-Teilnehmende sich darauf fokussieren zu können und den roten Faden in Ihren Worten zu erkennen, wenn Sie letztlich „abgehackt“ aufgrund Ihrer Internetstörungen klingen. Darüber hinaus kann das eine Konferenz unnötig in die Länge ziehen.

Fazit: Online-Konferenz-Verhaltensregeln – Etikette für Online Meetings

Nach diesem Beitrag wissen Sie entweder um einiges mehr oder Sie sind an dem Punkt, an dem Sie denken, dass die genannten 7 Verhaltensregeln in Online-Konferenzen ohnehin logisch sind. Wenn dem so ist, ist das erfreulich. Wir haben den Beitrag an jene adressiert, denen das eventuell noch nicht klar genug war oder gänzlich die Sicht fehlte. So oder so – sich Verhaltensregeln hervorzuholen ist immer eine gute Idee – das finden wir zumindest. Wenn Sie Interesse an Online (Business) Englischunterricht haben, dann heißen wir Sie herzlich willkommen!

Foto: Bigstock - 357834320

Categories

 

Kontakt Formular